REGLEMENT INTÉRIEUR

Engagement associatif

L’association ne contraint personne à s’engager sur un projet artistique. Les projets qui sont soutenus par l’association peuvent accéder aux informations sur les membres, mais cela n’est contraignant pour aucun d’entre eux. Cependant, l’objectif de Six Sens est de favoriser cette coopération ; aussi, les membres s’engagent, par leur adhésion, à prêter attention aux autres projets artistiques : cela leur permettra d’enrichir leur expérience, de découvrir d’autres personnes et façons de faire… Quelqu’un qui refuserait toute coopération se verrait bien rapidement ne plus recevoir d’aide sur ses propres projets.

De plus, Six Sens nécessite, afin de pouvoir remplir sa mission, un certain nombre de formalités qui ne rentrent pas dans un projet artistique précis : tenue d’une comptabilité, mise à jour de l’assurance, licences d’entrepreneurs du spectacle, demandes de subventions… Tout membre, par son adhésion, certifie être conscient de cela. Le conseil d’administration peut se tourner à tout moment vers les membres pour leur demander leur aide et leur participation dans la réalisation de ces formalités. Là encore, il n’existe aucune forme d’obligation, mais il faut savoir que si cela n’est pas fait, l’association ne peut fonctionner ni soutenir aucun projet.

Soumettre un projet à soutenir

L’association Six Sens a vocation à recevoir des propositions de projets artistiques de toutes sortes qu’elle soutient à l’aide de sa structure et de ses adhérents. Tout adhérent à l’association peut lui soumettre un projet. Seul le porteur du projet a l’obligation de faire partie de l’association, il peut faire appel à autant de personnes extérieures qu’il le désire.

Par « projet », nous désignons toute production en accord avec les objectifs de l’association qui peut venir à l’idée des adhérents : création artistique (livre, spectacle, film, album…), animation d’ateliers, formation, organisation d’événement…

Les projets sont soumis au Conseil d’Administration. Cette soumission se fait sous la forme d’un ou plusieurs documents récapitulant un maximum d’informations sur le projet : description, objectifs, personnes impliquées, budget, dates et lieux de réalisation, communication… Il doit en priorité identifier clairement le porteur de projet et les moyens de le contacter.

Ces informations peuvent être temporaires et sont appelées à évoluer. De plus, il n’est pas vraiment possible de préparer un dossier-type devant la diversité de projets proposables. Aussi, nous demandons à faire parvenir tout ce qui est en la possession du porteur de projet, pour que le Conseil d’Administration puisse se faire une idée la plus précise possible. Si le Conseil d’Administration estime que le dossier fourni ne permet pas d’évaluer la pertinence du projet, il pourra repousser son audition en indiquant les pièces supplémentaires demandées.

Une fois le dossier reçu, le Conseil d’Administration fixe une date d’audition. Le porteur de projet ou un représentant est invité à venir présenter le projet au Conseil d’Administration et répondre aux questions que les administrateurs pourraient avoir à lui poser. Tout adhérent peut demander de l’aide aux membres du Conseil d’Administration ou aux autres adhérents plus expérimentés pour préparer le dossier. En cas d’impossibilité de la venue d’un représentant du projet, le Conseil d’Administration étudiera le dossier papier.

Le Conseil d’Administration s’engage à ne juger de l’acceptation d’un dossier que sur les trois critères suivants :

– La qualité du projet. L’image de l’association et des personnes la composant étant engagée par le soutien accordé, il est nécessaire que la proposition soit un travail exigeant et pertinent dans le domaine abordé.

– La faisabilité du projet. Il doit être réfléchi de façon réaliste et sa réalisation doit être envisagée concrètement. Quels besoins ? Quels financements ? Quelle équipe ? sont quelques unes des questions à considérer pour ce critère.

– Le respect de la loi et par extension des valeurs et partis-pris de l’association, incarnés par les Statuts, la Charte et le présent Règlement Intérieur.

Nous nous refusons ainsi à toute considération idéologique ou de contenu tant que les textes cités ci-dessus sont respectés. Si nécessaire, un vote est organisé pour décider de ce soutien. Si le porteur du projet est membre du Conseil d’Administration, il ne participe ni au débat ni au vote. Le Conseil peut aussi décider qu’une entrevue avec le porteur est nécessaire (si elle n’a pas eu lieu lors de l’examen du dossier). Il désignera alors deux ou plus de ses membres afin de prendre rendez-vous avec le porteur de projet et de lui poser les questions nécessaires. Suite à cela, ils donneront un compte-rendu au Conseil qui statuera lors d’une prochaine réunion.

Si le projet est retenu et que l’association décide d’apporter son soutien, le Conseil d’Administration devra être tenu au courant de son avancement, de l’évolution du budget, de toute opération de communication effectuée… Le Conseil d’Administration ne peut pas avoir de puissance décisionnelle sur le projet, mais il doit être tenu au courant de celui-ci au plus près car il engage l’image et le nom de l’association et de ses adhérents. Si cette obligation de transparence n’est pas remplie ou si le projet s’éloigne par trop de ce qui a été annoncé au Conseil d’Administration, en particulier au niveau des trois critères retenus, l’association se réserve le droit de retirer son soutien. Cette décision est prise par le Conseil d’Administration.

En contrepartie, un projet accepté par Six Sens reçoit l’engagement que tout le soutien possible lui sera affecté. Cela peut passer par une mise en contact avec des adhérents pour former l’équipe, une aide à la communication (via le site internet, les réseaux sociaux, le bouche à oreille…), la possibilité d’avoir une structure juridique (compte en banque, assurance…), une aide à la diffusion et à la vente, des conseils (pour monter un dossier de financement, aider à la conception artistique…), du prêt de matériel et tout autres moyens que peuvent solliciter le porteur du projet et qui sont en accord avec les objectifs et les capacités de l’association.

L’association peut soutenir financièrement un projet, sur décision du Conseil d’Administration, à condition que cela ne mette pas en péril la survie de l’association. Pour cela, sera estimée la portée du projet au sein de l’association : image véhiculée, nombre d’adhérents touchés, retours financiers… Il est néanmoins important de noter que l’objectif premier de l’association n’est pas le financement de projets par ses fonds propres.

Groupe de gestion

Le Groupe de gestion de Six Sens a pour rôle d’épauler le Conseil d’Administration dans la réalisation des formalités inhérentes au travail de l’association : tenue de la comptabilité et des outils de communication, réalisation des démarches auprès des organismes dont dépend l’association, paiement des salaires…

Il est constitué de tous les membres volontaires qui se réunissent, environ une fois par semaine lors d’un jour convenu entre eux. Nul ne peut être tenu d’y participer ni en être exclu hors décision du Conseil d’administration.

Il n’est pas compétent en ce qui concerne le travail de création artistique. De plus, il n’a a priori pas à s’occuper de projets précis dans l’association mais seulement de généralités. Cependant, un projet peut obtenir l’aide du Groupe de gestion à condition que le porteur en fasse la demande et que le Conseil d’administration l’accorde lors de l’examen du projet.

Deux critères sont retenus pour cette autorisation :

– L’aspect généraliste du projet. Le Groupe de gestion ayant vocation à traiter des affaires concernant l’association dans sa globalité, il pourra soutenir un projet qui concerne la totalité ou une grande partie de ses membres, qui favorise leur accès à la culture ou encore apporte une image particulièrement positive à l’association dans son ensemble. A l’opposé, il n’a pas pour objectif d’aider à la réalisation de projets personnels ou concernant une petite équipe. Ainsi, un festival dans lequel tous les adhérents peuvent apporter leur aide et leurs idées pourra être aidé par le groupe, alors que la réalisation d’un spectacle par trois adhérents ne le sera pas.

– La charge de travail du Groupe de gestion. Sa mission première reste de réaliser les formalités de Six Sens et l’aide qu’il apporte ne doit pas l’empêcher de l’accomplir, ni de ne pas tenir ses engagements auprès de projets qu’il aide déjà. Ce facteur dépend à la fois du nombre de personnes dans le groupe, de leur expérience, de la charge de travail actuelle et de celle qui est attendue.

Une fois ces conditions remplies, le porteur de projet détermine dans quel(s) domaine(s) le Groupe de gestion peut l’assister.

Une fois encore, Six Sens n’a pas vocation à devenir une entreprise de production. Le Groupe de gestion est composés d’adhérents, motivés et bénévoles qui veulent que le projet de Six Sens se développe plus rapidement et efficacement. Il n’est pas là pour réaliser le travail à la place des porteurs et des participants des projets. Ils seront invités aux réunions du groupe qui concerne leurs projets et pourront en profiter pour apprendre la réalisation de ces événements. Si le groupe constatait un désengagement des membres du projet, il devrait en référer au Conseil d’Administration qui réévaluerait la pertinence de l’aide du groupe.

Ceci s’inscrit bien sûr dans le cadre du Groupe de gestion. En dehors de celui-ci, tout membre de l’association est libre d’apporter son soutien et son aide à tout type de projets, qu’il fasse partie ou non du groupe, dans les domaines qu’il désire et où il y a un besoin. De la même manière, tout projet peut demander l’aide d’autres adhérents sans nécessairement passer par le Groupe de gestion.

Banque de prêts

La banque de prêts est un service réservé aux membres de l’association Six Sens. Ils peuvent tout aussi bien proposer leurs documents au prêt que solliciter l’emprunt de documents proposés au prêt.

Les documents de la banque de prêts sont listés dans un document tableur sur Google Drive qui est mis à jour régulièrement.

Il peut s’agir de tous types de documents : livres, magazines, CDs, DVDs, jeux vidéos…

Il est possible de retirer des documents de la banque de prêts n’importe quand sur simple notification des médiathécaires.

Le prêteur s’engage à fournir des informations correctes sur les documents qu’il rend disponibles au prêt, notamment leur état.

L’emprunteur s’engage à rendre le document dans l’état où il l’a trouvé, sous peine d’avoir à rembourser le prêteur de la somme qui serait nécessaire pour remplacer le document.

L’emprunteur s’engage à respecter les délais d’emprunt convenus avec le prêteur.

En cas de détériorations renouvelées (plus de trois documents détériorés), de non-remboursement ou de dépassement de la durée de prêt à répétitions, le CA peut décider d’exclure le fautif du service.

Il n’y a pas de limite de durée du prêt : est considérée comme convenable toute durée qui convient à l’emprunteur et au prêteur.

Il n’y a pas de limite de nombre de documents empruntés.

Il est possible de réserver un document auprès des médiathécaires : la personne ayant réservé un document sera prévenue quand ledit document sera à nouveau disponible et sera prioritaire sur l’emprunt.

Comment emprunter un document :

Après avoir consulté la liste des documents disponibles au prêt, la personne souhaitant emprunter un document se met en contact avec le propriétaire. Ils conviennent d’un délai d’emprunt. L’emprunteur et le prêteur notifient un/e médiathécaire de l’emprunt et de sa durée. Le/la médiathécaire met à jour l’état de disponibilité du document dans la banque de prêts.

Si le document est rendu avant l’échéance, le prêteur notifie le/la médiathécaire que le document est à nouveau disponible.

Si le document n’a pas été rendu, une semaine avant l’échéance, le/la médiathécaire rappelle à l’emprunteur que son prêt va bientôt expirer. Si le prêteur est d’accord, il est possible de convenir d’un renouvellement du prêt, dont les deux parties devront informer le/la médiathécaire.

Si le document a été détérioré, le prêteur en informe le/la médiathécaire. L’emprunteur sera informé qu’il doit rembourser la somme correspondant au remplacement du document.

Si vous souhaitez en savoir plus, vous pouvez nous contacter à contact.sixsens@gmail.com